Politique de confidentialité

Qui sommes-nous et comment nous contacter

Contrôleur: Cognowork (exploité par Kwava UK Limited). Pour les paiements, nos partenaires de paiement affiliés peuvent agir en tant que contrôleur/sous-traitant, le cas échéant.

Siège social : [Insérer l’adresse de l’entreprise].

E-mail (confidentialité) : privacy@cognowork.com

Représentants de l’UE/du Royaume-Uni / DPO : Le cas échéant, nous désignons des représentants et/ou un délégué à la protection des données ; les coordonnées seront publiées dans notre Centre de confidentialité ou fournies sur demande à l’adresse e-mail ci-dessus.

Autorité de contrôle (Royaume-Uni) : Bureau du commissaire à l’information (ICO). Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité locale.

Ce que nous recueillons

Nous recueillons des informations de trois manières : vous les fournissez, nous les collectons automatiquement ou nous les recevons de tiers (par exemple, des partenaires de paiement et de sécurité).

2.1 Données que vous fournissez

• Compte et profil : nom, nom d’affichage, photo, coordonnées, pays, langues, compétences, portfolios, informations sur le CV, coordonnées de l’entreprise, numéros de TVA/taxes (le cas échéant).
• Transactionnelle: commandes, offres/propositions, contrats, jalons, factures, informations de paiement (méthode, pays, devise).
• Contenu et communications : Résumés, pièces jointes, commentaires, messages, réactions/évaluations, demandes d’assistance, enregistrements d’appels/chats (là où cela est autorisé et divulgué).
• Vérification (si nécessaire) : pièce d’identité gouvernementale, preuve d’adresse, documents du registre des entreprises, résultats KYC.
• Préférences: Choix marketing, paramètres de notification.
• Conformité et sécurité : Dossiers de consentement, historique des litiges, rapports d’abus, reconnaissances de politique.

2.2 Données que nous collectons automatiquement

• Appareil/Utilisation : Adresse IP, identifiants de l’appareil, type et version du navigateur/de l’application, système d’exploitation, fuseau horaire, langue, référent, pages consultées, parcours de navigation, événements de session, journaux de plantage.
• Emplacement approximatif : dérivé de l’IP (au niveau de la ville/de la région).
• Cookies et technologies similaires : identifiants de cookies, balises pixel, stockage local (détails dans notre politique en matière de cookies).

2.3 Données provenant de tiers

• Paiements et versements : statut, métadonnées limitées de la carte/banque (nous ne stockons pas les numéros de carte complets), rétrofacturations/retours.
• Sécurité et prévention de la fraude : les signaux de risque, les résultats de dépistage des sanctions/PPE lorsque la loi l’exige.
• Analytique et publicité : Des informations agrégées sur les performances des campagnes (pas de vente de données personnelles sensibles).
• Public/Partenaires : Les informations que vous rendez publiques (par exemple, les sites Web/Portfolios) ou que les partenaires partagent conformément à la loi.

Enfants: Cognowork s’adresse aux utilisateurs de 18 ans et +. Nous ne collectons pas sciemment de données auprès d’enfants.

Pourquoi nous utilisons vos données (bases juridiques)

Nous n’utilisons vos données que lorsque nous avons une raison légale en vertu du RGPD/RGPD du Royaume-Uni :

• Contrat (art. 6, al. 1, let. b)) : Pour créer/gérer votre compte, activez les ordres directs et les enchères, hébergez des fichiers et des messages, acheminez les paiements/paiements, fournissez une assistance et exécutez la procédure de litige.
• Intérêts légitimes (art. 6(1)(f)) : Pour assurer la sécurité des services ; prévenir la fraude et les abus ; améliorer et personnaliser les fonctionnalités ; mesurer le rendement ; envoyer des communications liées au service ; afficher des recommandations limitées dans le produit ; faire respecter les conditions. Nous mettons en balance ces intérêts et vos droits.
• Consentement (art. 6(1)a)) : Pour les cookies/analyses/publicités non essentiels, certains e-mails/SMS marketing et des fonctionnalités facultatives (par exemple, l’enregistrement des appels) si nécessaire. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment dans les paramètres ou via notre bannière de cookies.
• Obligation légale (art. 6, al. 1, let. c)) : Dossiers fiscaux/d’audit, filtrage des sanctions le cas échéant, réponse aux demandes légales.
• Vital/intérêt public (rare) : Pour protéger la vie et la sécurité ou se conformer aux mandats d’intérêt public lorsque la loi l’exige.

Ce que nous faisons avec les données

Nous utilisons vos données pour :

• Fournir la plateforme : Configuration du compte, profils, recherche/correspondance, commandes/offres, échange de fichiers, collaboration, contrôles QA/éditoriaux (si activés), livraisons, révisions, évaluations.
• Paiements et virements : traiter les paiements des clients, les paiements d’experts, les remboursements/rétrofacturations, les calculs d’impôts/TVA ; Nous nous appuyons sur des prestataires de paiement certifiés.
• Sécurité et intégrité : détecter/prévenir la fraude/le spam, vérifier l’identité ou l’entreprise si nécessaire, surveiller les violations, assurer la qualité du marché.
• Soutien et communications : Répondez aux tickets, aux avis de service, aux mises à jour de politiques, aux e-mails transactionnels et aux modifications de produits.
• Personnalisation et analyse : améliorer l’UX, recommander des projets/experts pertinents, mesurer les performances des fonctionnalités ; Nous utilisons des analyses agrégées et/ou pseudonymisées dans la mesure du possible.
• Marketing (respect de vos choix) : newsletters, mises à jour de produits, offres ; Vous pouvez vous désinscrire à tout moment via le pied de page de l’e-mail ou les paramètres.
• Juridique et conformité : gérer les différends, faire respecter les ententes, produire des dossiers d’audit et financiers.

Nous ne vendons pas vos informations personnelles au sens commun du terme. Lorsque les lois américaines définissent le terme « vendre » ou « partager » pour inclure la publicité comportementale intercontextuelle, vous pouvez choisir de ne pas le faire (voir l’article 10).

Avec qui partageons-nous les données ?

Nous ne partageons que ce qui est nécessaire, dans le cadre de contrats qui limitent l’utilisation :

• Paiements et partenaires de paiement : processeurs de paiement, partenaires bancaires, réseaux de paiement.
• Hébergement et infrastructure : fournisseurs de cloud, réseaux de diffusion de contenu, services de sauvegarde et de journalisation.
• Sécurité et conformité : Fournisseurs KYC/KYB, services de prévention des fraudes et de renseignements sur les menaces, filtrage des sanctions (lorsque la loi l’exige).
• Outils d’exploitation : plateformes de support client, fournisseurs d’email/SMS, outils de gestion de projet et de traitement de fichiers.
• Analytique et marketing : plateformes d’analyse, outils de test A/B, fournisseurs de gestion du consentement, plateformes publicitaires (utilisations non essentielles basées sur le consentement/opt-out).
• Conseillers professionnels et autorités : auditeurs, avocats, organismes de réglementation ou organismes d’application de la loi, lorsque la loi l’exige.
• Transactions corporatives : Si nous fusionnons, acquérons ou vendons des actifs, les données peuvent être transférées sous des protections équivalentes.

Nous tenons à jour une liste de sous-traitants ultérieurs dans notre Centre de confidentialité (ou sur demande) et utilisons des mesures de protection appropriées pour le transfert de données (voir la section 7).

Combien de temps nous conservons les données (rétention)

Nous ne conservons les données personnelles qu’aussi longtemps que nécessaire aux fins collectées et pour répondre aux obligations légales, comptables ou de reporting, après quoi nous les supprimons ou les anonymisons en toute sécurité.

Périodes typiques (à titre indicatif, peuvent varier selon la juridiction/le contrat) :

• Données de compte/profil et de contrat : pendant que le compte est actif et jusqu’à 6 ans après la clôture (limitation fiscale au Royaume-Uni) ou plus longtemps si la loi l’exige ou pour le traitement des litiges.
• Tickets d’assistance et communications : 2 à 3 ans après la résolution.
• Journaux et données de sécurité : De 12 à 24 mois, sauf si les enquêtes sont nécessaires.
• Sauvegardes: généralement de 35 à 90 jours glissants.
• Données marketing : jusqu’à ce que vous vous désinscriviez ou que votre compte soit supprimé, puis placé sur une liste de suppression.

Transferts internationaux

Nous pouvons transférer/traiter des données en dehors du Royaume-Uni/de l’EEE (par exemple, vers les États-Unis ou d’autres pays) en utilisant des mesures de protection approuvées, telles que :

• les clauses contractuelles types (CCT) et l’IDTA/Addendum du Royaume-Uni ;
• Accords de traitement des données avec engagements de sécurité et de confidentialité ;
• Mesures techniques/organisationnelles supplémentaires (cryptage, contrôles d’accès, segmentation).

Le cas échéant, nous nous appuyons également sur des réglementations d’adéquation et des cadres comparables reconnus par les régulateurs.

Sécurité

Nous utilisons des mesures de protection administratives, techniques et physiques conformes aux normes de l’industrie, notamment :

• chiffrement en transit et au repos (le cas échéant),
• les contrôles d’accès et le moindre privilège,
• la segmentation et la surveillance du réseau,
• des cycles de gestion des vulnérabilités et de tests d’intrusion,
• la formation des employés sur la confidentialité et la sécurité,
• procédures d’intervention en cas d’incident et notification des violations conformes à la loi (par exemple, notification à l’autorité dans les 72 heures en vertu du RGPD si nécessaire).

Aucun système n’est parfaitement sécurisé ; Si vous soupçonnez un incident, communiquez avec security@cognowork.com.

Vos droits

Selon l’endroit où vous vivez, vous pouvez avoir le droit de :

• Accédez à vos données et obtenez-en une copie.
• Rectifier les données inexactes ou incomplètes.
• Effacer les données (droit à l’oubli) dans certains cas.
• Restreindre ou s’opposer au traitement, y compris s’opposer au traitement fondé sur des intérêts légitimes et au marketing direct.
• Portabilité de certaines données que vous avez fournies dans un format structuré et couramment utilisé.
• Retirer votre consentement à tout moment (n’affecte pas le traitement antérieur).
• Introduisez une réclamation auprès de votre autorité de tutelle.
• Californie (CPRA) : droit de connaître/d’accéder, de corriger, de supprimer, de refuser la vente/de partager pour la publicité intercontextuelle, de limiter l’utilisation d’informations personnelles sensibles (nous n’utilisons pas SPI pour déduire des caractéristiques).

Comment faire de l’exercice : Messagerie électronique privacy@cognowork.com. Nous répondons dans un délai d’un mois (pouvant être prolongé de deux mois pour les demandes complexes). Nous pouvons vérifier votre identité et, lorsque cela est autorisé, refuser les demandes manifestement infondées ou excessives.

Marketing, cookies et désactivations

• Marketing par e-mail/SMS : exige votre consentement le cas échéant. Vous pouvez vous désabonner de tout message marketing via le lien de désabonnement ou dans les paramètres.
• Cookies et technologies similaires : consultez notre Politique en matière de cookies pour plus de détails, les choix de consentement, les contrôles du navigateur et les préférences en matière d’analyses/publicités.
• « Ne pas vendre/partager » (États-Unis) : lorsque le terme « partager » couvre les publicités intercontextuelles, vous pouvez vous désinscrire via notre bannière de cookies ou un lien « Ne pas vendre ou partager » dans le pied de page du site.
• Contrôle global de la confidentialité (GPC) : lorsqu’il est pris en charge, nous traitons un signal GPC valide comme une désactivation/retrait du consentement pour un suivi non essentiel.

Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité pour refléter les changements de la loi, de la technologie ou de nos services. Nous afficherons la nouvelle date d’entrée en vigueur et, lorsque des modifications sont importantes, nous vous fournirons un préavis raisonnable par le biais du site ou par e-mail. Si vous continuez à utiliser les services après l’entrée en vigueur des modifications, vous acceptez la politique mise à jour.